Miként egészíti ki egymást a LEAN és a FOLYAMATMENEDZSMENT?

Cikkünkben a következő kérdésekre keressük a választ: Miként tudjuk elérni, hogy a LEAN fejlesztések biztosan beépüljenek a szabályozásba? Mit érhetünk el egy kiváló támogató szoftver segítségével? Valószínűleg egy ilyen aktív szakmai életet élő fórumon nem szükséges a LEAN alapelvek és módszertanok bemutatásával kezdeni jelen cikkünk bevezetését.

Legutóbb például 2009. május 29-én a Corvinus Egyetemen megtartott LEAN Est-en hallhattunk nagyon értékes gondolatokat és gyakorlati tapasztalatokat a LEAN filozófiáról.

A LEAN és SIX SIGMA mellett szintén „sláger téma” napjainkban a folyamatmenedzsment rendszerek kialakítása és működtetése. Nézzük tehát, hogy hol és hogyan kapcsolódnak és egészítik ki egymást ezek a fogalmak, miért gondoljuk azt, hogy ha hatékonyság növelésben, költségcsökkentésben gondolkodik valaki, fontos, hogy legyen egy jól működő folyamatmenedzsment rendszere, és nem utolsó sorban annak működtetését támogató eszköze is.

A megfelelően kialakított folyamatmenedzsment rendszer (FMR) egy komplex irányítási eszköz, amely kezeli a folyamatok tervezését, fejlesztését, szabályozását és felügyeletét. Meghatározza a rendszer működéséhez szükséges eljárásokat és szabályokat, a szereplőket és azok feladatait, kezeli az informatikai támogató alkalmazásokat, biztosítja az összhangot az érdekeltségi rendszerrel.

Amikor FMR megtervezésében és kialakításában gondolkodunk, tanácsos a LEAN alapelveket is figyelembe véve optimalizálni a működést és felépíteni a rendszert.

A LEAN elvek alapján történő folyamatoptimalizálási projekteknek fontos feladata a felmerülő kihívásokra és kockázatokra való felkészülés, azok megfelelő kezelése. Egy átfogó, több területre kiterjedő optimalizálási, költségcsökkentési projektnek számtalan kihívással kell számolnia, ilyenek például:

- stratégia és jövőkép összehangoltsága, vállalaton belüli ismertsége,

- az érintett folyamatok dokumentációjának megléte és minősége,

- a folyamatok minőségét jellemző adatok, mérések megléte,

- megfelelő benchmarkok (összehasonlítások) megléte,

- vállalaton belüli területek (IT, pénzügy-számvitel, megrendelések támogatása) teljesítményeinek összehasonlíthatósága – egyenszilárdsága,

- ügyfélkiszolgálás, értékesítés minőségének biztosítása,

- ügyfélérték figyelemmel kísérése,

- a munkatársak erős ragaszkodása a jelenlegi folyamatokhoz, szokásokhoz, projekt tagok (középvezetők) motivációs hiánya

A költségcsökkentési lehetőségeket folyamat oldalról a feladatok megvalósításával szembeni elvárásokból és az ehhez szükséges erőforrások mennyiségének becsléséből érdemes levezetni. Előfordulhat, hogy nem minden lépést érdemes végrehajtani, mert a bemeneti információk hiánya vagy egyéb okok miatt aránytalanul nagy ráfordítást igényel, összevetve a várható eredményekkel, ez mindig projekt specifikusan dől el.

A LEAN módszertan alkalmazásával történő folyamatoptimalizálás mellett ne feledkezzünk meg az FMR kialakításról, melynek működtetéséhez álljon itt néhány jó tanács:

- Az erőforrások végesek, ezért alakítsunk ki egy kritikusság vizsgálati módszert, amely priorizálja a folyamatokat, ezáltal vezérli az FMR folyamatokkal történő „feltöltését”.

- A különböző kritikussági csoportba tartozó folyamatok különböző mértékben legyenek kezelve az FMR-ben, azaz az alacsony prioritásúak esetében elég a legfontosabb adatok rögzítése, a legkritikusabbaknál pedig törekedjünk a teljes körű optimalizálásra és dokumentálásra.

- A folyamatokban tervezett változtatásokat csak abban az esetben lehessen bevezetni, ha a módosítások az FMR keretében kerültek véglegesítésre.

- Az FMR alapvetően egy belső szolgáltató funkciót kell ellásson, amely elsősorban nem előírja a munkavégzés szabályait, hanem folyamatmenedzsment eszközök biztosításával segíti az üzleti területeket a céljaik elérésében.

- Az FMR bevezetése csak az első lépés a folyamat-központú szervezet kialakításához vezető úton. Hiába a logikailag hibátlan módszertan, a szervezet illesztése, illetve az érdekeltségi rendszer átalakítása nélkül nem fog működni.
Egy folyamatmenedzsment rendszer bevezetésnél szintén elengedhetetlen a támogató eszköz megléte, mely a folyamatos szinten tartást, dokumentáltságot és fejlődést biztosítja. Fontos szem előtt tartani – és gyakran előforduló probléma – hogy csupán az eszköz megvásárlásával nem érhetjük el célunkat, nagyon fontos annak a szervezeti kultúrába való beépülése, mindennapi használata is.

Egy ilyen lehetséges folyamatmodellező és elemző eszköz a MEGA.

A MEGA egy adatbázis alapú rendszer, melynek komponensei a modellezéssel rögzített információk felhasználásával lehetővé teszik a vállalati hatékonyság folyamatos javítását, kontrollját.

A rendszer moduljai a következők:

A MEGA Modeling Suite segít átlátni a működést, az erőforrásokat és optimalizálni a szervezetet és az IT rendszereket.

A MEGA GRC (Governance, Risk, Compliance) Suite eszközcsalád lehetővé teszi a működés ellenőrzését, irányítását, és a kockázatok kezelését.

Egy jól felépített és bevezetett FMR segít megelőzni a problémákat, rugalmassá és nyitottá teszi a szervezetet a pillanatnyi helyzetek kezelésére, az alkalmazkodásra. Bátran állítjuk, hogy mérhető hatékonyságnövelést eredményez rövid időn belül.

Egy, a fent vázolt projekt megvalósítása során olyan hatékony Üzleti Folyamatirányítási rendszert lehet kifejleszteni, mely a szervezeti kultúra részévé teszi a LEAN, SIX SIGMA elveken alapuló folyamatos működésfejlesztést.

- leancenter.hu -

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.

Rólunk | Médiaajánlat | ÁFF | Lapszemle feliratkozás | RSS
Powered by WordPress | Designed by: All Premium Themes Online. | Thanks to Top Bank Free Premium WordPress Themes, wordpress themes 2012 and Premium Themes