Lean Office – hatékonyságnövelés szolgáltatóknál

Az utóbbi időben a gazdasági válság következményeként (szűkülő keresletnek, finanszírozásnak és a megnövekedett versenynek köszönhetően) igen erős kényszer nehezedik a legtöbb szolgáltató vállalatra a hatékonyságának és a versenyképességének növelésére. A menedzsment természetesen keresi a megoldásokat.

A nyereségesség és likviditásának megőrzése érdekében a költségeket (kiadásokat) hozzá kell igazítani a lecsökkent árbevétel szinthez (meg kell találni az új egyensúlyi pontot). Számos vállalat a korábban már többször alkalmazott megszorítások módszerét alkalmazza (csökkentik a létszámot a béreket és azokat a kiadásokat, amelyek a közvetlen üzletmenetet nem veszélyeztetik).

A kérdés, hogy hogyan tudjuk a költségeinket úgy csökkenteni, hogy közben a vállalatban lévő értékeket (emberek, tudás, folyamatok, szervezet) mind kevésbé romboljuk és meg tudjuk őrizni a válság utáni fellendülés időszakára.

A Toyota gyártási rendszer filozófiáján alapuló Lean menedzsment az utóbbi időben egyre több szolgáltató vállalatnál és adminisztratív folyamat fejlesztésénél kerül alkalmazásra. A Lean menedzsment lényege, hogy az érték-előállítási folyamat átfutási idejét csökkentjük a hozzáadott értéket nem termelő veszteségek szisztematikus feltárásával és csökkentésével.

Az üzleti működés és annak fejlesztése középpontjába a "Hozzáadott értéket" állítjuk. Mi az, ami értéket teremt, mi az amiért hajlandóak fizetni az ügyfeleink? Minden egyéb tevékenység veszteség.

Hol vannak a veszteségek?

A Lean bevezetés során a célunk az erőforrások igényeknek megfelelő rugalmas és hatékony felhasználása. Ezért a Lean Office bevezetése során mindig a vevői igényből indulunk ki, és azt vizsgáljuk, hogy a szükséges erőforrások, információk az igényeknek megfelelően időben, megfelelő minőségben (állapotban) állnak-e rendelkezésre. Minden az ideálistól eltérő igénybe vétele az erőforrásoknak veszteség.

Tehát veszteség,

  • ha több időt fordítunk egy folyamatra, mint ami annak az elvégzéséhez szükséges, 
  • ha olyan (alacsonyabb hozzáadott értékű) munkát végzünk, amit egy alacsonyabb költségű erőforrás (kollégánk, számítógép, beszállító..) elvégezhetne, 
  • ha olyan tevékenységeket végzünk, amit a vevő nem igényelt,
  • ha a szükségesnél több erőforrást fordítunk a feladat elvégzésére,
  • ha nem tudunk egy vevői igényt időben kielégíteni, 
  • ha hibásan végzünk el egy feladatot, 
  • ha nem megfelelően elégítjük ki a vevői igényt és meg kell ismételni egy tevékenységet…

A gyártásban alkalmazott lean módszerek eredményesen alkalmazhatók szolgáltatóknál is, de számos különbség van az alkalmazási környezetben és az alkalmazás fókuszában.

Ezért először is érdemes figyelembe venni a gyártó és szolgáltató vállalatok közötti működésbeli különbségeket.

Ha a "Lean" alkalmazási fókuszát vizsgáljuk akkor érdemes megnézni, hogy gyártó, illetve szolgáltató vállalatoknál, hol vannak a legjelentősebb költségek és veszteségek.

A gyártó vállalatok költségszerkezetében általában a legjelentősebb tétel az anyagköltség (kb. 60%), a szolgáltatóknál a legjelentősebb tétel a bérköltség (70%), emellett gyártóknál jelentős költségtételek, még a gépek amortizációja, energiaköltség, bérköltség, a szolgáltatóknál jelentős tételek az IT beruházások költségei, az épületek bérleti díj, amortizációja, rezsi és az igénybe vett szolgáltatások költségei.

A szolgáltatók folyamatai viszonylag egyszerűek, viszont igen nagy a folyamatok változatossága, komplexitása, sok a kivétel, ezért jól felkészült, motivált munkatársak szükségesek a folyamatok működtetéséhez. A szolgáltatást akkor kell nyújtani, amikor arra igény van (folyamatosan kapacitást kell fenntartani), ezért nagyon fontos a kapacitások és az igények egymással történő összehangolása és a rugalmas szervezeti megoldások alkalmazása.

A szolgáltatási folyamatok nagy részében maga a "vevő", ügyfél is részt vesz, ezért ha hibáztunk, késlekedünk azonnal érzékeli azt.

A szolgáltatásokban elsősorban az információ átalakítási folyamatok és logisztikai folyamatok vannak, ahol a (gyors, hatékony, vevői igényeknek megfelelő, hiba és szakadásmentes) információáramlás kialakításán és az rendelkezésre álló kapacitások (munkaerő, épületek) idejének hatékony kihasználásán van a hangsúly.

A gyártó vállalatok folyamatai szintén tartalmaznak szolgáltatási elemeket, de általában ezek a folyamatok jobban sztenderdizálhatók, kevesebb kivétel van, jelentős mértékben gépesíthetők, automatizálhatók, sokszor kevésbé képzett munkaerő is képes a folyamatok elvégzésére. A gyártás során a folyamat elején és a végén kerülünk általában kapcsolatba a vevővel ezért közben ha hibáztunk, vagy késlekedünk még van lehetőség a javításra, és beavatkozásra. A gyártás során elsősorban anyag átalakítási és állapotváltoztatási folyamatok vannak. A gyártás során a fő fókusz a megfelelő (gyors, hatékony, hiba és szakadásmentes) anyagáramlás kialakításán és a rendelkezésre álló erőforrások (gépek, emberek) kihasználásán van. Természetesen ezek csak általánosítások, hiszen a gyártó és szolgáltatók vállalkozásoknak igen széles skálája van és ezek között is jelentős eltérések vannak a fenti tényezőkben (sztenderdizálhatóság, automatizáltság, komplexitás, igényelt munkaerő képzettsége..). 

Általánosságban azért elmondható, hogy a szolgáltató vállalatoknál, ha lehet mondani még nagyobb hangsúly van a megfelelő (felkészült, képzett, motivált) munkaerőn és a rendelkezésre álló idő minél jobb kihasználásán.

Az előbbi tényezők figyelembevételével érdemes végig gondolni, hogy a Lean filozófia és rendszer mely elemei és hogyan alkalmazhatók az "Office", szolgáltatási területeken.

A Lean módszerek közül igen eredményesen alkalmazhatók a szolgáltatóknál a következő módszerek: értékáram feltérképezés, Kaizen, problémamegoldás, 0 hiba koncepció, FMEA, Poka-Yoke, 5S, folyamatok szabályozása és sztenderdizálása.

A Lean Office megteremtésénél elsősorban arra törekszünk, hogy az adminisztratív folyamatok működésénél az információk és az erőforrások (emberek, szoftverek, hardverek)

  • a megfelelő időben 
  • megfelelő mennyiségben 
  • megfelelő minőségben, állapotban  
  • a megfelelő helyen

rendelkezésre álljanak.

További részletek >

Forrás: Kvalikon/MFOR

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.

Rólunk | Médiaajánlat | ÁFF | Lapszemle feliratkozás | RSS
Powered by WordPress | Designed by: All Premium Themes Online. | Thanks to Top Bank Free Premium WordPress Themes, wordpress themes 2012 and Premium Themes